El análisis de causa raíz es entendido como una herramienta esencial para la eliminación de aquellos defectos presentes en los procesos financieros, productivos, administrativos, entre otros sectores. A pesar de ello, el desarrollo de esta herramienta presenta en muchas ocasiones ciertos errores que no permiten el avance, ni ofrecen soluciones óptimas a largo plazo. De allí radica la importancia de una buena preparación, como la especialización enfocada en la gerencia de proyectos.
Errores frecuentes en el desarrollo de los procesos de análisis causa raíz
Con relación a, los errores que se presente frecuentemente, se pueden encontrar los siguientes:
1. No saber para qué nos ayuda este método
Así como sucede con otras herramientas, el análisis causa raíz es usado en ciertas empresas para evaluar aquellos aspectos para los cuales no está diseñado. En vista de ello, es indispensable tener presente que el RCA, es un tipo de instrumento que permite, exclusivamente, determinar aquellas causas raíces que surgen y así tener la oportunidad de eliminar la posibilidad de recurrencia bajo una buena gestión de riesgos.
2. No contar con un proceso de mantenimiento para este análisis
Usualmente, las empresas se apresuran en llevar a cabo este tipo de instrumentos, cuando surge algún tipo de falla alarmante, en aquellos casos donde se requiere identificar la causa de algún evento en particular. Sin embargo, el análisis de causa raíz, debe ser entendido como aquel proceso continuo en todas las empresas, un procedimiento a seguir, donde se establezcan estándares, parámetros y disparadores de la necesidad por llevar a cabo los RCA.
3. No registrar los eventos «menores»
Posiblemente pueda haber acontecimientos de menor magnitud que forman parte del diario vivir de la planta de producción o cualquier establecimiento. Se convierte en una especie de interruptor que se activa, y lo que logra es que actué un equipo de la planta y el operador sólo se encarga de conectar para restablecer el proceso.
En este sentido, cuando este tipo de eventos no se logra registrar, se deja pasar una excelente oportunidad para optimizar costos y mejorar significativamente la calidad y el nivel de producción. Al respecto, es necesario determinar un método que permita registrar sistemáticamente cada uno de los eventos suscitados, a pesar de ser de menor grado, pueden llegar a repetirse continuamente.
4. No clasificar los problemas
Un error frecuente es aplicar a los problemas que suceden el mismo tratamiento. Esto provoca el uso excesivo de los recursos y no representan solución alguna. La metodología que se debe considerar debe plantear una forma de poder clasificar los problemas por niveles, así el mantenimiento y el análisis podrán ser procesos mucho más personalizados.
5. Tiempos reducidos
La mayor cantidad de RCA se llevan a cabo para identificar cuál fue la causa y poder mostrar un resultado inmediato, como explicamos anteriormente. En consecuencia, la prioridad se reduce a la presentación de un informe y no el hecho del hallazgo en sí de aquellas soluciones efectivas que se pueden considerar o pueden necesitar de más tiempo del que se haya asignado previamente. En este caso particular, se debe buscar que tenga prioridad, el análisis y el planteamiento de aquellas soluciones adecuadas, antes que tener enfrente, una carrera contra el tiempo.
6. Soluciones no implementadas
Por el afán de conseguir un informe, se dan por finalizadas las acciones conforme al RCA, dejando de lado aquellas soluciones que se habían considerado anteriormente. En muchos casos, no se usan las recomendaciones y, sólo hasta que se vuelva a presentar esa eventualidad o una situación muy parecida, es cuando se vuelven a retomar dichas soluciones. Por ende, se vuelve hacer otro análisis manteniendo el mismo enfoque, lo cual representa pérdida de tiempo y esfuerzo.
7. No hay seguimiento a las soluciones implementadas
Al momento de que se usan las recomendaciones que derivan de la RCA, estás deben ser sometidas a una supervisión y evaluación para establecer su grado de efectividad. Esto, con la finalidad de llevar a cabo los ajustes que sean necesarios. La sección del proceso, en varias ocasiones se sobreentiende que, con la aplicación de las recomendaciones, ya se cierra el proceso, y se puede eliminar la causa raíz, siendo contraproducente para la empresa.
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