Políticas Para El Tratamiento De Datos Personales

ELITE TRAINING LTDA

DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón Social

ELITE TRAINING LTDA

Número de Identificación Tributaria

809.002.444 – 0

Direccion Domicilio

Transversal 59 #104B-86 oficina 604

Teléfono:

2535263

email

protecciondatos@hidrocarburos.com.co

Sitio Web

https://hidrocarburos.com.co/

¿QUIENES SOMOS?

ELITE TRAINING es una compañía colombiana con experiencia en el desarrollo de programas de capacitación y formación de personal en las industrias de petróleo, gas, energía y en general del sector productivo de América Latina. Estructuramos, organizamos y desarrollamos cursos y programas de especialización y diplomados ajustados a las necesidades de la industria de acuerdo con los avances técnicos y demanda del mercado. Somos proveedores autorizados en Colombia de programas certificados por la American Society of Mecanical Engineers-ASME y la National Fire Protection Asociation-NFPA

I. APLICACIÓN Y MARCO REGULATORIO:

Con la expedición de la presente Política se establece el reglamento interno de ELITE TRAINING, para el tratamiento de la información y los datos personales de sus visitantes, clientes, proveedores y empleados; al mismo tiempo, busca difundir y salvaguardar los derechos que les asisten a estas personas frente a la compañía para conocer y/o solicitar la actualización, rectificación o eliminación de la información recopilada en las bases de datos.
Esta Política será aplicable en todos los canales de comunicación, promoción y publicidad que de tiempo en tiempo establezca la compañía para estos efectos.

Nuestra Política de Privacidad ha sido elaborada con el fin de acogernos bajo parámetros de autorregulación a un tratamiento de datos personales que respete todos los derechos y garantías en cuanto a privacidad de los titulares sobre los que tratamos datos personales. Fue la Constitución de Colombia la que en su Artículo 15 ha erigido como derecho constitucional a la protección de sus datos personales; Así mismo mediante la Ley 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 – Hoy contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto único 1074 de 2015, del sector Comercio, Industria y Turismo, se desarrollaron el marco general de protección de datos en Colombia.

II. DEFINICIONES: A continuación presentamos algunas definiciones con miras a que se tengan claros estos conceptos:
Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por ELITE que ha sido puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

Base de Datos: Consisten en un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables[1]. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato sensible:  Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos[2].

Encargado del tratamiento: ELITE actúa como encargado del tratamiento de datos personales en los casos, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: ELITE actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

Los derechos de los titulares establecidos en la ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realicen ELITE o los Encargados del Tratamiento por cuenta de la empresa tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.

Transmisión: Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta de ELITE.

Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de ELITE, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos de la gerencia general. Esta designará el Oficial de Protección de Datos.

La anterior definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar algún funcionario dentro de ELITE.

III. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Visitantes, clientes y proveedores: Las bases de datos generadas a partir de los datos personales suministrados por nuestros visitantes, clientes y proveedores, serán utilizadas en las siguientes actividades:

  • Envío de información sobre novedades en cursos, programas y capacitaciones de la compañía y/o de la industria.
  • Informar sobre campañas publicitarias, informativas o promocionales.
  • Realizar estudios de mercado en tendencias y hábitos de consumo.
  • Evaluar la calidad de nuestros servicios y el nivel de satisfacción como clientes.
  • Llevar a cabo directamente o a través de su casa matriz, filiales o subsidiarias o terceros aliados de negocios tales como ASME, NFPA, ASTM, PENSPEN, actividades de promoción, mercadeo o publicidad.
  • Anunciar programas o campañas de fidelización con beneficios.
  • Transmitir y/o transferir los datos personales a su casa matriz, filiales o subsidiarias o terceros aliados vinculados mediante relaciones comerciales con la compañía a nivel nacional o internacional, tales como ASME, NFPA, ASTM, PENSPEN.
  • Todas aquellas actividades que resulten acordes con el objeto de la sociedad y que sean idóneas para ejecutar actividades de mercadeo y publicidad.
    Estas actividades podrán realizarse a través de correo físico, electrónico, mensajes de texto vía celular (SMS/MMS) o por cualquier otro medio tecnológico de comunicación.
    La aceptación de la presente Política de Tratamiento de los datos personales por parte de sus Titulares, conlleva la autorización para realizar el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los productos adquiridos, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo y de otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de lealtad y fidelidad.

Empleados:

La información recolectada es utilizada para realizar un proceso de análisis, evaluación y selección del personal a laborar en la compañía.

-El empleado(a), autoriza a ELITE para tratar los datos personales que se suministren en desarrollo de la relación laboral, durante todo el tiempo de permanencia en la entidad y después de terminada la relación siempre y cuando exista un deber de conservación legal o contractual por parte de ELITE.

-La autorización de tratamiento de datos personales se otorga por parte del empleado dentro de lo descrito en la presente Política de Protección de Datos Personales, que es conocida y se ajusta a lo prescrito en la ley 1581 de 2012. 

-De igual forma, el empleado(a) que, sin estar facultado para ello, destruya, dañe, borre, deteriore, altere o suprima datos informáticos, o un sistema de tratamiento de información o sus partes o componentes lógicos, podrá ser denunciado penalmente por el delito de daño informático. Así mismo, el empleado(a) que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, podrá ser denunciado por la conducta de violación de datos personales. Se considerará una falta grave el incumplimiento de estas Políticas de Protección de Datos personales adoptado y publicado por ELITE llegando a constituir una causal de suspensión o terminación del contrato laboral. (En todos los casos el empleado(a) podrá hacer uso de sus derechos de Habeas Data (Conocer, actualizar y rectificar su información) con excepción de lo establecido en la ley.

IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de ELITE, como mencionan la Ley y sus decretos tienen los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a ELITE salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
  3. Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por ELITE, o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud;
  4. Mediante reclamo presentado conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de ELITE y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral IV., de la presente Política.
  5. Acceder en forma gratuita al menos una vez al mes, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

V. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

ELITE garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

El interesado podrá remitir su solicitud a la dirección de correo electrónico protecciondatos@hidrocarburos.com.co o mediante la presentación de la solicitud escrita en nuestras oficinas ubicadas en la transversal 59 #104B-86 oficina 604, en la ciudad de Bogotá D.C.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, informaremos al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Así mismo garantizamos el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en  la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable.  El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. Si por alguna circunstancia ELITE recibe un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
  3. Recibida la reclamación de forma completa, incluirá en la base de datos que mantiene ELITE una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los titulares: La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por ELITE señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo,  la siguiente información:

  1. El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
  2. Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
  3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
  5. ELITE, tiene la obligación de rectificar y actualizar  a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta,  de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados.  Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

ELITE tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.

Supresión de Datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a ELITE, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación  total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ELITE. El titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales,  ELITE, debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.

VI. REVOCATORIA Y/O SUPRESIÓN DE LA AUTORIZACIÓN.

Los titulares de los datos personales pueden revocar la autorización otorgada a favor del Responsable del Tratamiento sobre sus datos personales, en cualquier momento, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con el procedimiento establecido en la Ley 1581 de 2012 y/o en cualquier otra norma que la adicione, modifique o derogue. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá en los casos en que los clientes, proveedores y empleados de ELITE, tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Es importante tener en cuenta que la revocación podrá solicitarse sobre la totalidad o parte de los datos que comprenden la autorización otorgada de que trata el presente documento de Políticas de Tratamiento de la Información – Aviso de Privacidad, más no respecto de los datos regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008 y/o cualquiera otra norma que la adicione, modifique o derogue, así como tampoco, se reitera, respecto de aquéllos casos en los que el asociado o proveedor  tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

VII. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

En caso que se envíen o transfieran datos a otro país siempre deberá contarse con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien ELITE, tenga vínculo contractual, comercial y/o legal.

VIII. ACEPTACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.

El visitante, cliente, proveedor y empleado de ELITE acepta el tratamiento de sus datos personales, conforme a los términos del presente documento y ELITE podrá continuar realizando el tratamiento de los datos para las finalidades descritas, si no ejercen su  derecho de revocar o suprimir.

IX. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

De acuerdo al artículo 23 decreto 1377 del 2013, todo responsable y encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que “dará tramite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 181 del 2012 y el presente decreto.

La función del oficial de protección de datos o el área encargada de protección de datos en la organización es de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por ésta para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la compañía.

El oficial de protección de datos tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el programa que permita a la organización cumplir las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión permanente.[3]

X. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, ELITE deberá registrar sus bases de datos junto con esta política de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con el procedimiento estipulado por la Circular 002 de 2015.

XI. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LAS POLITICAS

La Política inicial fue publicada el 26 de julio del 2013 y fue puesta a disposición de los titulares por medio de la página web: https://hidrocarburos.com.co/index.php/politicas-para-el-tratamiento-de-datos-personales/

La actualización de la política rige a partir del  1 de diciembre del 2016  por un término de diez (10) años y se encontrará dispuesta a disposición de los titulares por medio de la misma página web mencionada.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales, se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación a la compañía y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

Las autorizaciones de los titulares podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de ELITE no se podrán usar sus datos para objetivo diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.

Cuando los términos de las políticas de privacidad de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en el sitio web o en la sede de la empresa.

Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.



[1] Ley 1581 de 2012,  Artículo  3°  literal c). Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2012/ley_1581_2012.html. Último acceso: agosto 29 de 2013.

[2] Artículo. 5 Ley 1581/12. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2012/ley_1581_2012.html. Último acceso: agosto 29 de 2013.

[3] http://www.sic.gov.co/drupal/recursos_user/documentos/noticias/Guia_Accountability.pdf