A través de la especialización de gerencia de proyectos, es posible aprender buenas prácticas para garantizar resultados óptimos en los procesos. Dado que, el hecho de no aplicarlas puede provocar grandes consecuencias, como en el caso de actividades con sobre costos, tiempos fuera de plazo, resultados que no cumplen con los requerimientos de los clientes, entre otros más.
Por tanto, con la implementación de las mejores prácticas, es posible comenzar de manera efectiva un proyecto desde el principio. Consiguiendo de esta forma, establecer objetivos bien definidos, plantear un correcto alcance de dicho proyecto y, además, existe la posibilidad de identificar los posibles riesgos para hacerles frente de ser necesario, a través de planes de contingencia efectivos, según sea el caso.
Nivel de productividad óptimo
Las mejores prácticas permiten llevar a cabo una planificación óptima, a través de las cuales, se puede tener garantía de gran eficiencia en cada una de las etapas de ejecución y control de los proyectos.
De igual manera, permite a los directores del proyecto poder realizar una buena gestión de liderazgo para el mismo y, conservar un equipo de trabajo motivado para ejercer un excelente rendimiento y, a su vez, conseguir un nivel de productividad exitoso.
¿Cómo aplicar la gerencia de proyectos en una empresa?
Generalmente, la gestión de proyectos se encuentra enfocada en la coordinación de cada uno de los recursos que se requieren para el cumplimiento de las fases que implica dicho proyecto dentro del plazo de entrega o desarrollo. Cabe destacar que, dentro de esta finalidad, se pueden encontrar ciertas tareas y responsabilidades determinadas, entre ellas, se encuentran algunas como:
- Determinar los objetivos tanto generales como específicos que identifican al proyecto a realizar.
- Establecer las etapas en las cuales se va a llevar a cabo el proyecto.
- Generar un debido presupuesto a través del cual se pueda distribuir la inversión existente de una manera eficiente considerando cada una de las actividades que conlleva la ejecución del proyecto.
- Tomar medidas y decisiones oportunas en tiempo real durante el desarrollo general del proyecto.
- Prever los posibles riesgos y contemplar planes de acción adecuados para ser aplicados cuando sea necesario.
- Promover la comunicación efectiva entre los equipos que hacen parte de dicho proyecto.
- Realizar una supervisión de la ejecución y realización de los ajustes que se requieran con la finalidad de cumplir los objetivos establecidos.
Buenas prácticas para una gestión efectiva
A través de las especializaciones virtuales relacionadas con el área de gerencia de proyectos, se pueden conseguir las herramientas necesarias para establecer las mejores prácticas que se pueden incorporar en las empresas:
Dar prioridad a una comunicación efectiva
Para conseguir una gestión efectiva, es importante tomar en cuenta los canales de comunicación adecuados. Dado que, esta comunicación se debe conservar desde el primer día y, sin dejar de lado, a ninguno de los miembros que conforman los equipos de trabajo.
Disponer de un buen equipo de respuesta
A través de este equipo, se podrá atender cualquier inconveniente o dificultad que se pueda presentar a lo largo del desarrollo del proyecto. En pocas palabras, se le considera la primera línea que permitirá impedir que la dificultad pueda crecer o salirse de control.
Planificar reuniones
Se realizan, con la finalidad de desarrollar diferentes temas asociados con el proyecto en ejecución. De igual manera, estas reuniones son de suma importancia para solventar cualquier duda o inquietud que pueda existir. Por tal razón, es necesario darle prioridad a este tipo de recursos.
Diseñar un acuerdo estructurado y detallado
Una excelente gestión puede desarrollarse, cuando el acuerdo está detallado de manera correcta. Esto es posible conseguirla, a través de un documento donde se explique claramente el trabajo que se va a desarrollar. Por tanto, debe estar firmado por cada una de las partes involucradas en el mismo.
Plan de trabajo
Ya que se dispone el documento firmado, es preciso diseñar un plan de trabajo, donde se puedan establecer las funciones, objetivos y metas, que se desean cumplir para el proyecto. Igualmente, se hace mención de los pasos que se van a desarrollar.
Todo por escrito o documentado
Las fallas, inquietudes o dudas que puedan surgir, deben quedar debidamente registradas. De esta manera, se podrán tener claras estas y existe la posibilidad de actuar en el momento más oportuno. Así, se puede evitar cualquier tipo de confusión a lo largo de la ejecución del proyecto.
Buscar mejorar el método de gestión
A pesar de que se tenga plenamente estructurado el plan a seguir, es inevitable que, de alguna u otra manera, puedan surgir ciertos inconvenientes. Por tanto, se recomienda siempre apelar a la comunicación asertiva con el equipo de trabajo. Todo ello, con la finalidad de identificar cuáles son los aspectos o las situaciones que están promoviendo las fallas y aquellas que requieren una mejora efectiva.
Cualquier cambio puede afectar positiva o negativamente el proyecto
Se trata de un aspecto al que puede acceder cualquier integrante del equipo de trabajo. En este sentido, la aceptación de nuevos proyectos o los cambios que se ejecuten en ellos, puede influir, tanto en la gestión como en el presupuesto. En consecuencia, antes de continuar es preciso determinar las afecciones y las acciones en consecuencia.
Nuevos acuerdos
En caso de que los objetivos sean modificados por cualquier circunstancia, es conveniente firmar un acuerdo nuevo. Este acuerdo debe ser claro en cada una de las diferencias contempladas.
Reunión de cierre
Mediante esta reunión, se pueden discutir varios aspectos conforme al proyecto, conforme a las enseñanzas obtenidas. Ya que será necesario aprender sobre cómo actuar oportunamente en situaciones futuras.
Llevar a cabo prácticas en la gestión que sean efectivas, es sumamente importante, para conseguir una mejora en la calidad y productividad en el desarrollo del proyecto. Así, es posible conseguir resultados oportunos que respondan a las expectativas de los clientes.
En la actualidad, los recursos pueden ser escasos a nivel de talento humano o materiales y recursos. Por tal razón, es indispensable saber utilizarlos de la forma más eficiente posible. Mediante la formación en la especialización de gerencia de proyectos se pueden conseguir los conocimientos referentes a estos aspectos.
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