Sin importar las dimensiones de un negocio, es indispensable que cuente con técnicas para organizar sus proyectos, por tal motivo, resulta crucial entender las fases del
ciclo de vida de un proyecto con el fin de que tenga fluidez y se dirija hacia su terminación de manera efectiva, asimismo, saber cuáles son las técnicas más útiles para ello. Esto aplica principalmente para sectores críticos, como el de los hidrocarburos. A ello se suma que el desarrollo de las tareas en distintas fases permite una mejor gestión de las labores y tener un óptimo control de ellas, no obstante, es importante señalar que cada proyecto posee un ciclo de vida particular, aunque, en todos los casos, aplican las mismas fases.
La optimización del ciclo de vida de un proyecto para garantizar su éxito
En el
ciclo de vida un proyecto está incluida una serie de fases requeridas para que pueda realizarse de manera efectiva su gestión desde que inicia hasta que termina. Los expertos difieren en la cantidad de fases, algunos señalan cinco y otros cuatro. Esta última es la más aceptada, debido a su presentación simplificada. En cada una de ellas se integran series de paso para su ejecución.
Al optimizar la gestión del ciclo de vida de proyectos con ayuda profesional, se perciben notables beneficios que influyen en su control, eficiencia y éxito, por ejemplo, cada fase se agiliza en su ejecución y se maximizan los recursos, lo que implica un mejor uso del tiempo y el dinero, además se evitan desviaciones y retrasos. La comunicación en los equipos mejora notablemente ante la apertura de nuevos canales para la toma de decisiones y la transmisión de información. Con respecto a los obstáculos, pueden identificarse tempranamente para implementar estrategias adecuadas que los inhiban. Igualmente incrementa la capacidad de reacción ante situaciones imprevistas, así como la capacidad de adaptación ante cambios. Cabe mencionar que, en general, aumenta la calidad, debido a la gestión controlada de cada fase.
Fases del ciclo de vida de un proyecto
Como mencionamos, hay cuatro fases del
ciclo de vida de un proyecto:
Inicio o apertura
Aquí se identifican las necesidades, oportunidades o problemas de la empresa y, posteriormente, se proponen ideas para dar una solución o para su aprovechamiento. Las metas para el proyecto son definidas y se estima si este es realista. Esta fase abarca una serie de pasos:
- Realizar análisis de factibilidad.
- Identificar o definir el alcance de todo el proyecto, así como los productos o servicios a ofrecer.
- Identificar quienes están involucrados o serán repercutidos, asimismo, cuáles son sus necesidades.
- Basarse en los criterios anteriores para comparar las ventajas y costes del proyecto y, de esta manera, determinar si debe procederse con él.
- Realizar documentación de las metas, así como los servicios, productos y alcance del proyecto.
Planificación
Si el proyecto fue aprobado, sigue su planificación. En esta fase, el proyecto se divide en actividades más pequeñas, se definen los equipos de trabajo y se elabora un cronograma para finalizar las tareas. Además de la meta general ya establecida, se definen pequeños objetivos que deben ser factibles en un periodo específico. Al acotar los objetivos, hay mayores posibilidades de lograr el éxito. La planificación comprende los siguientes pasos:
- Se define el cronograma del proyecto, en el que se incluyen las actividades requeridas, las limitaciones y los pasos a seguir.
- Se asegura que el equipo entiende bien su papel dentro del proyecto para un óptimo flujo de trabajo.
- Se define el presupuesto y se estiman los costos, además, se calcula el retorno de la inversión.
- Se elaboran las plantillas del personal y se garantiza que cuenten con las herramientas requeridas para que finalicen sus actividades.
- Los riesgos y obstáculos potenciales son anticipados para evitar mermas en la calidad del proyecto.
- El equipo se reúne para presentar el proyecto y agilizar la ejecución.
Ejecución
Lo siguiente es poner manos a la obra. En esta fase, los planes se transforman en acciones específicas y los responsables de la gerencia del proyecto mantienen las labores bajo control, gestionan los cronogramas, organizan al equipo y corroboran que todo se realice según lo planeado. Los pasos que se incluyen en la fase de ejecución son los siguientes:
- Organizar el flujo de trabajo y asignar las tareas, considerando no sobrecargar al equipo.
- Informar a los miembros del equipo acerca de las tareas ejecutadas y orientarlos con información clara acerca de cómo se tienen que completar. En caso de requerirse, se aplican capacitaciones con ayuda profesional.
- Las partes involucradas en el proyecto (desde personal hasta clientes y gerentes) tienen que ser actualizadas mediante comunicaciones efectivas.
- Controlar la calidad operativa, lo que implica corroborar que el equipo cumpla en tiempo y forma y otorgue el valor y calidad requeridos.
- Gestionar los gastos y controlarlos según el límite de presupuesto planificado.
En caso de que el proceso haya sido bien documentado, su ejecución será más fácil. Igualmente pueden usarse herramientas para medir la calidad de las labores realizadas durante esta fase del
ciclo de vida de un proyecto.
Cierre
Al finalizar la labor de un proyecto, se pasa a esta fase, donde se otorgan los entregables finales, se liberan los recursos implicados y se mide el éxito del proyecto. Tomen en cuenta que el hecho de completar las principales actividades no quiere decir que los responsables de su gestión hayan concluido igualmente. Todavía quedan tareas que realizar, por ejemplo, evaluar aquello que funcionó, así como aquello que no resultó como se deseaba. Los pasos para esta fase son:
- Analizar el proyecto, el cumplimiento de los objetivos según el presupuesto y plazo planificados.
- Evaluar el desempeño del equipo, tanto la calidad de su trabajo como el cumplimiento de sus metas específicas.
- Corroborar que cada detalle del proyecto haya sido cubierto y que se haya documentado para brindar información a las partes interesadas.
- Analizar el cierre del proyecto, considerando los aprendizajes para futuros proyectos similares.
Esto es solo una parte de todo lo que implica el
ciclo de vida de un proyecto. Para profundizar al respecto y, en caso de que pertenezcan al sector hidrocarburos y desean una implementación exitosa, conviene acercarse a expertos que ofrezcan una amplia variedad de cursos relacionados con dicho ciclo. En Élite Training encontrarán el respaldo de una empresa con amplia experiencia y un equipo de profesionales que los entrenará y proporcionarán tanto los conocimientos como herramientas requeridas para lograr proyectos exitosos. Contamos con cursos que abarcan cada fase del ciclo de vida de los proyectos a precios competitivos. Manejamos la modalidad virtual y presencial para que elijan la que mejor les acomode. Desde cursos de planificación, programación y control de costos, preparaciones para certificaciones, gestión del ciclo de vida de los activos, hasta capacitaciones de planeación estratégica de mantenimiento, entre otros, tendrán un catálogo completo de entrenamientos que les serán de mucha utilidad. En Elite Training somos proveedores importantes para los principales negocios de energía, ya sea gas natural, minería o petróleo y no solo tenemos presencia en Colombia sino en más de 11 países latinoamericanos. Nuestra experiencia es de más de 27 años, en los que hemos entrenado a más de 18.000 personas y en los que hemos realizado más de 1,600 cursos. Abarcamos áreas de mantenimiento, integridad estructural e instrumentación, habilidades directivas y de gerencia, seguridad de procesos, gestión de riesgos, ingeniería ambiental, entre otros. Nuestros servicios son de la más alta calidad, además brindamos medios complementarios para su entrenamiento, como libros técnicos, webinars gratuitos, master class y vídeos en nuestro canal de YouTube. Hemos ofrecido más de 100 conferencias relacionadas con el área de energéticos y contamos con diferentes modalidades de pago. Soliciten más información acerca de nuestros cursos relacionados con el
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