Moneda

Redacción de informes como actividad prioritaria en la gerencia de proyectos

El informe de proyectos consiste en un resumen general referente al estado del proyecto. El manejo de esta herramienta u otros recursos relacionados a este campo, se puede lograr a través de la especialización en gerencia de proyectos. En pocas palabras, este informe se trata de un registro formal del estado de un proyecto en un momento determinado. Es importante destacar que, el formato y los detalles pueden variar conforme a los requerimientos de la empresa y la oficina encargada de la gestión de los proyectos.

Dado que, gran parte de las empresas cuentan con sus propias plantillas establecidas para ser usadas por todos los gestores de proyectos. Entonces, de acuerdo con el tamaño y la complejidad del proyecto, se establece el informe de gestión correspondiente que se puede solicitar semanal o mensualmente.

Al hablar de este tipo de informes, se debe saber que este se distribuye a todas las partes interesadas del proyecto para que tengan conocimiento sobre su progreso y cualquier desafío que se esté presentando en su ejecución. Gran parte de los informes, se desarrollan en una sola página, pero estos, pueden tener anexos o enlaces que redirigen a más información, con el fin de poder profundizar en cada uno de los detalles. Pero, en ciertas circunstancias se busca que sean más específicos y minuciosos.

¿Qué es un informe de avance del proyecto?

Cuando se habla de un informe de avance del proyecto se involucran todos los esfuerzos críticos que corresponden a la empresa, el progreso, así como, los riesgos asociados a un único proyecto. Es decir, se da un breve detalle de dónde están ubicados cada uno de los aspectos importantes que se involucran en este sector.

A través de estos informes, se crean responsabilidades y compromisos dentro de un equipo de trabajo. Igualmente, se pueden identificar dificultades, se disminuyen los riesgos y, especialmente, se puede garantizar que se encuentre el proyecto bien encaminado a cumplir con cada uno de los objetivos planteados previamente. Se puede decir entonces que, son tan importantes como la hoja de presentación de un proyecto.

El informe de avance del proyecto se diseña luego de que el plan de trabajo se encuentre finalizado y el proyecto se esté ejecutando. Ahora bien, si se quiere conseguir una precisión extrema, se debe llevar a cabo durante la fase de monitoreo y control. Usualmente, se hace el envío de manera semanal o de forma mensual, aunque existe la posibilidad de hacerlo diariamente, pero solo si así se requiere.

Incluso se puede implementar una gran variedad de métodos, que se encuentran disponibles a la hora de hacer la entrega del informe de avance de un proyecto. Sin embargo, no hay una manera perfecta de realizarlo, más que mediante el correo electrónico, uso de una herramienta de gestión de proyectos o de manera verbal junto con el apoyo de un PDF. Las combinaciones y las alternativas son infinitas.

¿Qué se incluye en un informe de esta categoría?

Los informes incluyen elementos clave, sin importar para qué empresa, sector o tipo de proyecto se busca crear este instrumento:

Datos de identificación del proyecto

  • Nombre del proyecto.
  • Si se dispone, incorporar el número de proyecto.
  • Nombre del gestor de proyectos.
  • Patrocinador del proyecto.
  • Fecha de inicio.
  • Fecha de finalización estimada.
  • Nombre y datos del cliente.
  • Fecha de publicación del informe.

Métrica clave para la ejecución exitosa del proyecto

  • Avance en comparación con el plan diseñado. ¿Se ha podido avanzar con el proyecto o está atrasada?
  • Costo real frente al presupuesto establecido. ¿Se cumple con el presupuesto o se sale de este?
  • Alcance real en comparación con el plan del proyecto. ¿Se ha modificado el alcance desde que inició el proyecto?
  • Visión general de los riesgos. ¿Existe algún riesgo alto que se tenga que gestionar?
  • Resultados reales de calidad. ¿Ha sido posible realizar pruebas de calidad? ¿Existe alguna problemática?

Información adicional

  1. Gestión de modificaciones del proyecto. Se refiere a una actualización de las respectivas solicitudes de modificación pendientes y aprobadas para el proyecto.
  2. Medidas consideradas. Consiste en un resumen de máximo nivel, con respecto a las medidas clave que se han considerado desde el último informe. Además, se pueden incluir logros e hitos alcanzados.
  3. Toma de decisiones. Cuando se requiere tomar una decisión importante, este es un espacio adecuado para preguntarse, cuál es, de quien depende y cuando se puede vencer.
  4. Hitos posteriores. Estos pueden establecerse, considerando la viabilidad de los mismos, las entregas cuyos lapsos de tiempo vencen pronto y los hitos que están próximos a cumplirse.

¿Cómo redactar un informe?

Cuando se habla de redacción de informes, especialmente para este sector, se recomienda tener presente los siguientes aspectos:

  • Ser conciso y compartir los resultados. No es conveniente centrarse únicamente en los detalles que las partes interesadas no buscan saber. En este caso, se pueden incorporar viñetas en lugar de párrafos. Si se diseña un documento de varias páginas semanalmente, existe la posibilidad de que no se lea completamente y, además, se podrá retrasar la gestión del proyecto real.
  • Ponerse en el lugar de los demás. Es importante asegurarse de que el informe no sea muy técnico y evitar la jerga. De esta manera, será posible que todas las partes puedan entender fácilmente el informe.
  • Aclarar cualquier pregunta. Cuando sea necesario que alguna de las partes involucradas realice una tarea, se debe hacer mención clara de quién es el responsable que debe gestionar y cuándo debe cumplirlo.

Conoce los cursos de especialización en gerencia de proyectos de Elite Training

En Elite Training podrás conseguir las mejores opciones en programas y cursos especializados para desarrollar y fortalecer diversas habilidades en el sector de preferencia. Para conocer más detalles sobre la especialización en gerencia de proyectos puedes contactarnos al +57 (316) 466 1007.

Calendario de Cursos

Suscríbete y recibe nuestro calendario en PDF

"*" señala los campos obligatorios

Email*
Sectores de interés